Her er min ultimative guide til, hvordan du planlægger dig ud af uoverskuelighed og sidder tilbage med en kalender, der giver dig overblik og ro.
- Skriv dit overordnede mål på den dato, hvor du vil være færdig
- Find tidsblokke i din kalender, som du ved, du kan dedikere til projektet
- Giv de forskellige “emner” af dit arbejdsliv overskrifter
- Skriv en opgaveliste over alt, du vil gøre og have tid til under hvert emne
- Vær god ved dig selv: Streg alt ud, som kan undværes
- Beslut hvor længe hver opgave skal tage og skriv minuttal ud for dem
- Skriv opgave + minuttal ind i dine blokke
- Evaluér hver uge og juster din planlægning alt efter, hvad der fungerer for dig
Skridt for skridt: Sådan gør jeg
Det første jeg skulle bruge for at få overblik over min tid og arbejde var en tidsramme + et specifikt projekt (eller mål) at planlægge efter.
Jeg planlægger ikke længere for eksempel at “blive bedre til Instagram,” eller at “arbejde på min hjemmeside.” Det er ALT for udefinérbart. Ingen ved, hvornår jeg har gjort det, jeg skulle, eller om jeg nogensinde er i mål.
Det er ikke til at holde ud at arbejde på den måde.
Så jeg bliver meget specifik omkring mit mål, og jeg planlægger meget konkret. Fordi når jeg kigger i min kalender hver morgen nu, er presset om at arbejde mod et eller andet udefinérbart mål forsvundet, og jeg tænker: “Dén opgave kan jeg da sagtens nå fra klokken 08:00-11:00. Let’s go.”
Så… Sådan planlagde jeg:
- Skriv dit overordnede mål på den dato, hvor du vil være færdig
- Den første november vil jeg afholde et GRATIS online minikursus (og den 5. december vil jeg have registreret mit spanske CVR-nummer).
Livet er for det meste lidt noget rod, så det smarteste er at acceptere, at det roder og beslutte den bedst mulige tidsramme og mål ud fra, hvordan vores liv ser ud i øjeblikket. Jeg skal blandt andet også finde et deltidsarbejde udover at arbejde på mit minikursus.
Det kan altså godt være, jeg når at finde et deltidsarbejde før november, og hvis jeg gør, skal jeg finde tid til dét arbejde. Men det betyder ikke, at jeg ikke kan planlægge noget nu, det betyder bare, at når jeg finder arbejde, justerer jeg min plan derefter.
Indtil videre har jeg god tid til at arbejde mod at afholde et minikursus den 1. november.
2. Find tidsblokke i din kalender, som du ved, du kan dedikere til projektet
- Mandag-fredag fra klokken 08:00-10:00, fra klokken 10:00-12:30, fra klokken 14:00-16:00 og fra klokken 16:00-16:30.
Jeg står op klokken 06:00 hver morgen, og jeg skal bruge to timer til at dyrke yoga, gå i bad, drikke min morgenkaffe og lytte til enten nyhederne eller podcast. Jeg holder 1,5 times frokostpause, hvor jeg spiser og går en tur.
Jeg er A-menneske, og selv når jeg har forsøgt at arbejde om aftenen, er det aldrig gået særligt godt. Engang arbejdede jeg også engang i mellem i weekenderne, men jeg har brug for at koble af og holde fri med god samvittighed. Det betyder, at jeg er “nødt til” at gøre, hvad jeg vil have gjort i løbet af de tidsblokke, og det tvinger mig til at planlægge afgrænset, effektivt og droppe alle mulige unødvendige små-opgaver, der ville være “prikken over i’et” og researchopgaver, som jeg gerne må springe over.
3. Giv de forskellige “emner” af dit arbejdsliv overskrifter
- Jeg deler mit arbejdsliv op i 5 emner: Deltidsjob, NIE/autónoma (Oprettelse af personnummer og CVR-nummer i Spanien), Webshop, Minikursus og Kreativitet & Markedsføring (Instagram, podcast, blog og kunstkort).
Emner er de forskellige områder af dit arbejdsliv, som du har brug for at have styr på, og som på en eller anden måde adskiller sig fra hinanden. Når du deler dem op i emner er de nemmere at få et overblik over og planlægge én af gangen.
4. Skriv en opgaveliste over alt, du vil gøre og have tid til under hvert emne
- Eksempel med Webshop:
- Opsæt WooCommerce
- Hent kamera hos Lea
- Tag billeder af kunstkort på hvid baggrund
- Redigér billeder
- Upload billeder, tilføj beskrivelser, priser mm.
- Find ud af, om jeg kan køre salg over Instagram?
- Sæt salgskanal op
- Skal jeg have priser i både EUR og DKK?
- Officiel vekselkurs?
- Hvordan registrerer jeg mig hos forsender?
- Hvem er forsenderen i Barcelona?
- Hvad koster det at sende et kunstkort?
- Hvor længe tager det?
- Prøv en bestilling af
- …
Under hvert emne har jeg skrevet en liste over ting, jeg skal have styr på, så godt jeg kunne. Under de emner, hvor jeg ikke har skrevet noget endnu, er det fordi, jeg ikke ved, hvad jeg skal have styr på endnu.
For eksempel kan jeg forstå, at det er en længere proces at få ordnet personnummeret (NIE), og at jeg skal dukke op til forskellige møder og kan risikere at sidde og vente i timevis for at vende tilbage dagen efter og gøre det samme. Derfor er det bedste, jeg kan gøre med den information, jeg har indtil videre, at sætte tid af i kalenderen til at undersøge det, bede om hjælp (og betale mig fra det).
Så når jeg skal dukke op til en aftale, må det møde trumfe, hvad jeg ellers havde planlagt for den tidsblok. Længere skal den ikke være.
5. Vær god ved dig selv: Streg alt ud, som kan undværes
- Jeg behøvede ikke strege noget ud denne gang. Øvelse gør mester 😉
6. Beslut hvor længe hver opgave skal tage og skriv minuttal ud for dem:
- Eksempel med Webshop igen:
- Opsæt WooCommerce (120 m)
- Hent kamera hos Lea (aften: tæller ikke)
- Tag billeder af kunstkort på hvid baggrund (30 m)
- Redigér billeder (60 m)
- Upload billeder, tilføj beskrivelser, priser mm. (90 m)
- Find ud af, om jeg kan køre salg over Instagram? (30 m)
- Sæt salgskanal op (120 m?)
- Skal jeg have priser i både EUR og DKK? (10 m)
- Officiel vekselkurs? (15 m)
- Hvordan registrerer jeg mig hos forsender? (120 m)
- Hvem er forsenderen i Barcelona? (?)
- Hvad koster det at sende et kunstkort? (30 m)
- Hvor længe tager det? (se næste punkt)
- Prøv en bestilling af (30 m)
- …
Det tager øvelse at finde ud af, hvor lang tid hver opgave tager. Og du skal ikke blive overrasket over at finde ud af, at du forestillede dig, at noget ville tage en time og i virkeligheden kun tager 20 minutter. Og omvendt.
Så første gang du prøver at sætte minuttal på, giver du bare opgaverne dit allerbedste gæt. Hvis du har lyst kan du notere de opgaver, der enten tager længere eller kortere tid, end du havde forventet, fordi det kan du bruge, når du evaluerer din planlægning, og næste gang du planlægger noget lignende.
Noget andet er, at dette punkt kan være fristende at springe over, fordi det er keeedeligt at skulle sætte minuttal på alle opgaverne, og det føles som om, dit hoved er ved at eksplodere af anstrengelse over at skulle gøre det ved hver eneste lille ting.
MEN! Det kommer dig til gode i sidste. Det gør det virkelig, fordi du ved, hvor lang tid de forskellige ting tager.
Og det kommer vi til nu.
7. Skriv opgave + minuttal ind i dine blokke
- Fra klokken 08:00-10:00 er overordnet set min Kontor-tid, hvor jeg tjekker email (10 m) og én gang om ugen bruger resten af tiden på enten Jobsøgning, NIE/autónoma, Webshop og økonomi
- Fra klokken 10:00-12:30 og 14:00-16:00 er mine kreative blokke, hvor jeg arbejder “i forretningen” og med alle de kreative opgaver, som at lave kunstkort, skrive blogindlæg, optage podcast og planlægge mit minikursus
- Fra klokken 16:00-16:30 svarer jeg på de beskeder eller mails, der har tikket ind i løbet af dagen og skriver ned, hvad jeg er taknemmelig over <3
Du kan se på billederne over for, hvordan jeg har sat mine opgaver i system. Det er nogenlunde det samme hver eneste uge. Fordi jeg er A-menneske ligger de mest krævende opgaver fra klokken 08:00-10:00, og jeg laver kunstkort om eftermiddagen, fordi der har jeg ikke nær så meget energi – men jeg skal heller ikke bruge meget energi på det. Jeg plejer at slå tankerne fra, sætte en podcast på og lade hænderne gøre, som de gør bedst.
8. Evaluér hver uge og juster din planlægning alt efter, hvad der fungerer for dig
- Hver anden fredag eftermiddag i blok 14:00-16:00
Det er meningen, kalender-planlægningen skal give dig ro, overblik og frihed til at koncentrere dig om én ting af gangen med god samvittighed.
Hvis ikke den gør det, og hvis ikke du får gjort de ting, du gerne vil, så evaluér på det. Der er helt sikkert noget, der fungerer bedre end andet. Skru op for det, der virker, drop eventuelt de rutiner eller tidsrammer, der ikke virker – og prøv igen, indtil den sidder der.
Jeg har selvfølgelig nogle idéer til, hvordan du kommer videre, hvis du skulle gå i stå, fordi i sidste ende handler det om din indstilling. Det vil sige dit mindset, og hvordan du får det til at fungere for dig i stedet for imod dig.
Hvis du føler dig utålmodig, mens du planlægger, stresset over “alt du skal nå” eller noget tredje, stammer det fra den måde, du tænker om det på. Og de tanker kan du lave om på, så de hjælper i stedet for at stresse dig.
Mere om det i fremtidige indlæg.
Jeg håber, du er blevet inspireret til at tage mere styring over din tid og dit projekt, for det er det, det hele handler om.
Du fortjener at finde tid til det, du drømmer om at skabe, bygge eller forandre i dit liv <3
MØS fra din planlægnings-monkey.